Bel Ons: (+31) 651-191-613
Vereniging en Privacy
vereniging en privacy

Vereniging en Privacy

Verenigingsadministratie en Privacy

Een vereniging en privacy gaan als je het goed regelt prima samen. Aan welke privacy eisen een verenigingsadministratie moet voldoen is afhankelijk van welke persoonsgegevens de vereniging verwerkt.

Elke vereniging heeft wel een lidmaatschaps- en contributieadministratie. Deze omvatten onder meer de volgende persoonsgegevens.

  • NAW gegevens en andere gegevens van (potentiële) leden;
  • verslagen en presentielijsten van de jaarvergadering en andere vergaderingen;
  • e-mailadressen en telefoonnummers van (potentiële) leden;
  • NAW-gegevens en e-mailadressen van nieuwsbriefontvangers (dat kunnen er meer zijn dan alleen leden).

Systematische verwerking van persoonsgegevens

De ledenadministratie, de boekhouding en de verenigingscorrespondentie wordt veelal bijgehouden op een PC of laptop. Dit kun je omschrijven als ‘systematische verwerking van persoonsgegevens’. Deze valt onder de werking van de AVG. Vrijwel elke vereniging moet dus voldoen aan de privacy eisen van de AVG.

Bijzondere Persoonsgegevens

In beginsel is de verwerking van bijzondere persoonsgegevens verboden. Dat is een wettelijke manier om aan te geven dat iets niet mag, tenzij… De voorwaarden waaronder je wel mag verwerken worden vervolgens limitatief opgesomd.

Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over iemands:

  • gezondheid
  • ras
  • godsdienst
  • politieke voorkeur
  • seksuele leven
  • lidmaatschap van een vakbond
  • strafrechtelijk verleden

Volgens de AP moet het bij de verwerking van bijzondere persoonsgegevens gaan om een kernactiviteit van de organisatie. Denk bij gezondheid aan bijvoorbeeld patiëntenverenigingen. Bij politieke voorkeur kun je denken aan politieke verenigingen. Bij godsdienst aan een kerkgenootschap.

Let op (1): je mag alleen bijzondere persoonsgegevens verwerken als dit een kernactiviteit is van je organisatie. Bij de bovengenoemde verenigingen is dat zeker het geval.

Let op (2): er wordt ook gesproken over ras als bijzonder persoonsgegeven. Dit is een heikel onderwerp. Veel wetenschappers zijn van mening dat zoiets als ras niet bestaat. In het recht van de Europese unie en uitspraken van de het Europese Hof voor de Rechten van de Mens is ras zo ruim geïnterpereteerd dat nationaliteit (zoals ‘Marokkaan afkomstig uit Marokko’) daar ook onder valt.

Wij vinden dat het woord ethniciteit een betere aanduiding is. Er zijn veel verenigingen die terugvallen op een groepsidentiteit die is gebaseerd op ethniciteit. De ledenadministratie mag die ethniciteit dus weergegeven. Bijvoorbeeld als de vereniging gericht is op het uitdragen en gezamenlijk beleven van een gezamenlijke cultuur.

Grootschalige Verwerking van Persoonsgegevens

Bij zeer grote verenigingen zoals de ANWB of de Consumentenbond is sprake van de verwerking van persoonsgegevens op grote schaal. Er zijn gewoonweg heel veel leden, belangstellenden en andere relaties. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor veel voetbalverenigingen of landelijke atletiekverenigingen. Of ook sprake is van verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens op grote schaal is volgens de AVG afhankelijk van de volgende criteria:
  • het aantal betrokkenen (de mensen van wie de gegevens verwerkt);
  • de hoeveelheid gegevens die worden verwerkt;
  • de duur van de gegevensverwerking;
  • de geografische reikwijdte van de verwerking.

De AP geeft geen voorbeelden van dergelijke grote verenigingen. Wij gaan er vanuit dat dit soort grote verenigingen een Functionaris voor de Gegevensverwerking (FG) moeten benoemen en regelmatig een DPIA moeten uitvoeren.

Een DPIA is een (periodiek) onderzoek naar welke gegevens de organisatie verwerkt en hoe de organisatie met die gegevens omgaat.

Geef een reactie

Sluit Menu

Op de hoogte blijven over privacy en gegevensbescherming?

Schrijf in op onze nieuwsbrief: